Exchange Outlook Mail kota Problemi, The Size Limit of Mailbox has been Exceeded hatası, Posta Kutunuz Dolmak Üzere Uyarısı Çözümü

Exchange Server üzerinde bir mailin kotası database default limitlerine bağlıdır. Exchange Server bir mailbox başına default olarak 2 GB limit vermektedir. Bu limit aşıldığında öncelikle size bir uyarı verecektir ve ardından mail almak yada göndermekte problem yaşayacaksınız. 

Bu durumda aşağıdaki hatalardan birini alacaksınız.

• The size limit of X MB for mailbox has been exceeded. Incoming mail is currently being rejected
• The domain size limit of X MB has been exceeded. Incoming mail is currently being rejected
• Posta  kutunuz dolmak üzere. Lütfen posta kutunuzun boyutunu küçültün.

Bu problemden kurtulmanın 2 yolu vardır. Client (Kullanıcı) tarafında iseniz yapmanız gereken çok basittir. Maillerinizi arşivlemek. Maillerinizi arşivlemek mevcut maillerinizi sunucudan alıp local bilgisayarınızda saklamaktır. Böylece Exchange üzerindeki mailbox alanınızda yer açılacaktır. Otomatik arşivlemeyi tavsiye etmiyorum. Manuel yapmak daha faydalı olacaktır.

Not: Maiilerinizi arşivledikten sonra arşiv klasörünün yedeklenmesi ve korunması size aittir. Arşiv klasörünü harici bir Harddiski veya OneDrive, Google Drive, Dropbox gibi cloud ortamlara yedeklemek sağlıklı olacaktır.

Outlook Arşivleme: 

Outlook açıyoruz  Dosyaya tıklıyoruz. Sonrasında sırası ile 

1. Bilgi (Info)

2. Temizleme Araçları (Cleanup Tools)

3. Arşiv (Archive) 

Sonrasında Arşiv Penceresi açılacaktır. Buradan 'bu klasörü ve tüm alt klasörleri arsivle' seçeneğini seçiyoruz. Sonrasında sırası ile

4. Mail adresinizin yazdığı yeri tıklıyoruz. Burada isterseniz sadece gelen kutusunu veya istediğiniz bir klasörü seçebilirsiniz. Benim tavsiyem tüm maili arşivlemek.

5. Hangi tarihten önceki mailleri arşivlenmesi gerekiyor ise o tarihi seçmelisiniz. Örneğin: 31 Aralık 2015 seçerseniz bu tarihten önceki mailleri arşivler.

6. Arşiv dosyanız nereye kayıt edilecek ise o lokasyonu belirtmelisiniz. Arsiv pst dosyanız belirttiğiniz yere kayıt edilecektir.

7. Arşiv pst adını belirleyiniz. Örneğin: 2015_öncesi_mailler, 2014mailleri gibi.

Bu işlemler sonunda Mail alanınızda yer açılacak. Bu işlemi yılda 1 kere yaparsanız hiç sorun yaşamazsınız.

Umarım işinize yarar. 

Saygılarımla...